Les entreprises ont encore du mal à déterminer avec précision le retour sur investissement des voyages d'affaires et des frais de déplacement. Il s'agit d'un problème récurrent auquel sont confrontées les entreprises de toutes tailles, de 5 à 5 000 employés.
Nous n'allons donc certainement pas résoudre le problème ici.
Mais nous pouvons peut-être vous donner quelques pistes de réflexion.
3Gen Research a mené une enquête en octobre 2019 et a interrogé plus de 500 cadres supérieurs de la finance sur les dépenses de l'entreprise et les résultats ont fait ressortir le dilemme du ROI : comment prouver que les voyages d'affaires ont un ROI positifoucomment savoir quels voyages d'affaires ont conduit au ROI le plus important ?
Parmi les personnes interrogées, 27 % ont déclaré que les dépenses liées aux voyages et aux divertissements constituaient le poste le plus élevé de leurs dépenses financières. Dans le même temps, 48 % ont déclaré ne pas bien comprendre comment l'entreprise détermine le retour sur investissement des frais de voyage et de représentation.
C'est le symptôme d'un examen insuffisant des frais de voyage en vue de maximiser le retour sur investissement. Il y a plusieurs raisons à cela.
1. LES POLITIQUES DE VOYAGE NE SONT PAS CLAIREMENT RÉDIGÉES
Il se peut que les entreprises ne fournissent pas de lignes directrices claires sur les types de dépenses qu'elles autorisent. Les frais d'hôtel et de nourriture doivent être prévus, mais si un plafond de dépenses n'est pas défini dans la politique de l'entreprise, la comptabilité ne peut pas être traitée avec précision.
Fixez une limite de dépenses journalières et une limite de dépenses pour le voyage, en ce qui concerne les repas et les hôtels. Il n'est pas utile qu'un voyageur d'affaires séjourne dans des hôtels bon marché et mange dans des restaurants bon marché alors qu'un autre mange des dîners à 100 dollars et séjourne dans un hôtel 4 étoiles.
2. LA NON PRISE EN COMPTE DES DÉPENSES
Le système comptable d'une entreprise peut ne pas recueillir toutes les preuves des dépenses. Les reçus, les folios et les factures peuvent ne pas être correctement enregistrés et documentés. Les données des rapports de dépenses trimestriels et de fin d'année sont alors inexactes, ce qui nuit à l'intégrité financière de l'entreprise.
La comptabilisation des frais de voyage et d'hébergement peut s'apparenter à une chasse gardée. Pour commencer à résoudre ce problème, les entreprises doivent définir des politiques sur ce qu'elles suivront et comment. Par exemple, certaines entreprises demandent aux voyageurs de déclarer toutes leurs dépenses, mais n'exigent pas de reçus pour les dépenses inférieures à 25 dollars. D'autres entreprises exigent des reçus pour toutes les dépenses, même les plus modestes.
3. NE PAS CATÉGORISER CORRECTEMENT LES DÉPENSES
Un autre problème lié à l'établissement d'un rapport de dépenses correct est de savoircommentclasser les dépenses. Où se situe le dîner d'un client ? Divertissement ou repas ? Faut-il classer le parking comme frais de conduite s'il s'agit d'une voiture de location ?
Le personnel comptable et financier doit déterminer/définir chaque type de frais de voyage d'affaires. Ensuite, les données historiques peuvent être examinées et comparées aux plans actuels et futurs pour chaque employé qui sera envoyé en voyage. Cela permettra d'établir des prévisions réalistes pour les futurs budgets financiers.
3. NE PAS BÉNÉFICIER DE LA PLEINE COOPÉRATION DES EMPLOYÉS
Le remboursement du salarié doit être effectué dans les délais et de manière satisfaisante tant pour l'entreprise que pour le salarié. Le temps qu'il faut pour approuver ou refuser le remboursement d'un employé peut affecter la relation que l'employé entretient avec l'entreprise. Cela peut conduire à des achats normalement refusés si les règles sont trop laxistes, ou l'employé peut démissionner et trouver un autre emploi si les règles sont trop strictes et inflexibles. Les entreprises doivent s'efforcer de gagner et de conserver la confiance de leurs employés en se montrant raisonnables dans leurs attentes et leurs paiements, mais aussi justes et fermes dans leurs règles.
4. UN MAUVAIS SUIVI DES DÉPENSES
Que doit utiliser une entreprise pour suivre et gérer les informations relatives aux dépenses ?
Demander aux employés de conserver leurs propres feuilles de calcul ne fonctionnera probablement pas comme un système permanent de gestion des données. Une entreprise devrait investir dans un système de suivi des dépenses qui peut s'adapter au type de logiciel utilisé par l'entreprise, tout en restant accessible et utilisable par le voyageur d'affaires moyen. Une autre option consiste à utiliser une application mobile capable d'importer et de synchroniser correctement les données du voyageur.
Il existe des applications de bureau et des applications mobiles qui sont idéales à cette fin. Vous pouvez saisir des dépenses, prendre des photos des reçus, puis exporter les rapports ou même les importer dans le logiciel de comptabilité afin que les responsables financiers puissent faire ce qui doit être fait.
Déterminer le retour sur investissement des voyages d'affaires est une question bien plus importante. Quelles ventes ont résulté de quel voyage ? Ce voyage destiné à établir des relations a-t-il permis d'augmenter ou de réduire le chiffre d'affaires annuel de ce client ? Quel a été le coût de l'absence à un salon particulier ?
Bien qu'il soit difficile de répondre à ces questions, vous n'aurez pas l'ombre d'un espoir de les résoudre si vous ne maîtrisez pas les questions de base en matière de gestion et de suivi. Une fois que vous les aurez résolus, vous pourrez commencer à déterminer comment vous allez répondre aux questions plus importantes.
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Crédit photo :ChrisDag (Flickr, Creative Commons 2.0)
