COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à réévaluer la manière dont elles mènent leurs activités publiques au niveau national et international. Dans les petites villes comme dans les pays entiers, l'atmosphère sociale a changé notre façon d'interagir. Dans le même temps, il a bouleversé les plans de voyage d'affaires tout au long de l'année et jusqu'en 2021.
Bien que les voyages d'affaires aient considérablement ralenti, certains voyageurs d'affaires continuent à monter dans des avions presque vides et à dormir dans des hôtels presque vides pour organiser des réunions d'affaires à l'ancienne : en face à face.
Craig Fichtelberg a écrit pour Business Travel News que"l'objectif devrait être de maximiser la productivité du programme de voyage. Pour y parvenir, il faut augmenter la production (valeur commerciale) en pourcentage de la production (coûts des voyages)".
Il a déclaré qu'étant donné que nous connaissons un ralentissement des voyages d'affaires, le moment est venu de voir comment nous pouvons rendre les voyages d'affaires beaucoup plus efficaces. Il ne s'agit pas seulement de savoir comment rendrevos voyages d'affairesplus efficaces, mais comment rendre les voyages d'affaires de votre entreprise dans leur ensemble beaucoup plus rentables et efficaces.
Pour commencer, vous devez vous pencher sur l'atout le plus précieux dont dispose votre entreprise si vous voulez créer des voyages d'affaires efficaces et efficients :.
Les responsables des voyages et des dépenses (T&E) savent que les dépenses doivent être contrôlées efficacement. Cependant, ils devraient également savoir que le temps est un atout qui doit être utilisé plus efficacement pour atteindre l'objectif global de productivité. Ils peuvent contribuer à réécrire les politiques et philosophies de leurs employeurs en matière de voyages d'affaires et à redéfinir la manière dont les entreprises gèrent les voyages d'affaires.
Comment les voyageurs d'affaires peuvent-ils utiliser le temps de leur entreprise de manière plus efficace ?
VOIR CE QUI FONCTIONNE, ÉCARTER CE QUI NE FONCTIONNE PAS
La participation aux voyages d'affaires est peut-être faible en ce moment, mais les entreprises continuent d'envoyer leurs employés sur la route. Et comme il se passe beaucoup moins de choses dans les milieux d'affaires, c'est le bon moment pour commencer à passer en revue les voyages passés et voir quelles affaires ont résulté de ces voyages. Y a-t-il eu des ventes ? Des prospects ont-ils été générés ? Le salon professionnel a-t-il débouché sur de nouvelles affaires ou a-t-il fait perdre plus d'argent qu'il n'en a rapporté ?
Il est temps de commencer à associer les nouveaux clients à vos efforts de prospection et à vos voyages d'affaires. Essayez de montrer comment chaque client potentiel et chaque vente sont liés à un voyage d'affaires ou à un salon professionnel passé. Vous pourrez peut-être trouver les voyages et les salons qui rapportent le plus d'argent et éliminer ceux qui n'en rapportent pas.
Cela peut permettre aux futurs voyages d'avoir un meilleur retour sur investissement et vous aider à déterminer s'il est préférable d'organiser des réunions en face à face ou des vidéoconférences, et si certains salons et conférences valent la peine d'être organisés.
Vos voyageurs d'affaires devraient répondre à ces questions pour eux-mêmes et pour vous lors de leurs prochains déplacements :
- Ai-je établi une meilleure connexion avec l'autre partie qui ne serait pas apparente en vidéoconférence ?
- Est-ce que je me vois faire des affaires à cet endroit à l'avenir ?
- Étais-je plus cohérent dans cet environnement qu'au bureau à domicile ?
- Suis-je satisfait du voyage dans son ensemble ? En quoi cela sera-t-il utile à l'entreprise ?
Pour que les voyages d'affaires soient une réussite, il faut que les voyageurs se sentent valorisés.
Les voyageurs doivent être traités comme des personnes et non comme des postes de dépenses. Est-il vraiment nécessaire de prendre un vol de nuit pour rencontrer un client le lendemain matin ? Si vous voulez qu'ils travaillent pendant le vol, payez plus pour qu'ils aient de la place pour travailler. S'ils doivent se rendre à l'aéroport des heures avant leur vol pour un contrôle, faites-les attendre dans un club de la compagnie aérienne. Et si des perturbations surviennent en cours de route, veillez à ce qu'ils aient accès à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. En offrant aux voyageurs une certaine marge de manœuvre et un soutien, vous réduirez leur stress et maximiserez leurs performances en voyage.
Chaque voyageur a ses propres habitudes qui influent sur la qualité de son travail. Les vols tôt le matin ne conviennent pas à un voyageur noctambule. Prévoir des réunions avec des fruits de mer comme plat principal peut ne pas convenir à un voyageur allergique aux crustacés.
Permettre à vos voyageurs d'avoir leur mot à dire dans l'organisation de leurs déplacements les aidera non seulement à se sentir valorisés et importants, mais aussi à trouver les options qui leur conviennent et leur fonctionnalité idéale. Et si vous craignez qu'un employé ne fasse pas ce qu'il est censé faire, c'est la raison pour laquelle vous mesurez maintenant tous vos déplacements. Vous serez en mesure de repérer rapidement les voyageurs inefficaces.
PASSER À UN ABONNEMENT MENSUEL
Les voyages d'affaires sont toujours coûteux, mais leur prix ne doit pas être extravagant. Il existe des moyens d'économiser de l'argent sans avoir l'impression d'en avoir gaspillé.
Par exemple, il existe des programmes de voyage qui permettent aux entreprises de souscrire des abonnements plutôt que d'acheter un certain nombre d'articles multiples qui fluctuent et grèvent votre budget de voyage pour chaque mois. Des billets d'avion aux séjours à l'hôtel en passant par les frais de transport, les dépenses peuvent s'accumuler si elles ne sont pas correctement contrôlées et régulées. Un plan d'abonnement mensuel, tel qu'un salon d'aéroport, le covoiturage ou même des hotspots wifi, peut vous aider à économiser de l'argent sur les fournisseurs de voyage fréquemment utilisés.
BILLETS NON UTILISÉS
La pandémie ayant incité les entreprises à annuler des voyages, les billets inutilisés s'accumulent. Comme les compagnies aériennes ne remboursent généralement pas les billets, votre entreprise risque de gaspiller de l'argent avec ces billets inutilisés.
Veillez à ce qu'ils soient utilisés pour des voyages à venir ou demandez des bons de voyage aux compagnies aériennes afin de ne pas avoir à acheter des billets l'année prochaine, lorsque les gens devraient recommencer à voyager. Cela vous aidera à récupérer une partie des fonds qui sont restés bloqués dans les limbes des remboursements.
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Crédit photo :Free-Photos (Pixabay, Creative Commons 0)
