Les entreprises peinent encore à déterminer avec précision le retour sur investissement des voyages d'affaires et des frais de déplacement. Il s'agit d'un problème persistant rencontré par les entreprises de toutes tailles, de 5 à 5 000 employés.
Nous ne le résoudrons donc certainement pas ici.
Mais nous pourrions être en mesure de vous donner des pistes de réflexion.
3Gen Research a mené une enquête en octobre 2019, et a interrogé plus de 500 cadres supérieurs des finances sur les dépenses de l'entreprise, et les résultats ont mis en évidence le dilemme du retour sur investissement : comment prouver qu'un voyage d'affaires a un retour sur investissement positif ou comment savoir quels voyages d'affaires ont conduit au plus grand retour sur investissement ?
Parmi les répondants, 27 % ont déclaré que les dépenses de voyage et de divertissement représentent le poste de dépense le plus élevé parmi leurs dépenses financières. Parallèlement, 48 % ont déclaré ne pas bien comprendre comment l'entreprise déterminait le retour sur investissement pour les voyages et les divertissements.
C'est un symptôme du fait de ne pas examiner correctement les frais de déplacement afin de maximiser le retour sur investissement. Et il y a plusieurs raisons à cela.
1. LES POLITIQUES DE VOYAGE NE SONT PAS CLAIREMENT ÉCRITES
Les entreprises peuvent ne pas fournir de lignes directrices claires sur les types de dépenses qu'elles autoriseront. Les frais d'hôtel et de nourriture devraient être prévus, mais si un plafond de dépenses n'est pas défini dans la politique de l'entreprise, la comptabilité ne peut pas être traitée avec précision.
Fixez une limite de dépenses quotidiennes, ainsi qu'une limite de dépenses par voyage, en ce qui concerne les repas et les hôtels. Cela ne vous aide pas si un voyageur d'affaires séjourne dans des hôtels économiques et mange dans des restaurants à bas prix tandis qu'une autre personne mange des dîners à 100 $ et séjourne dans un hôtel 4 étoiles.
2. DÉFAUT DE VISUALISATION DES DÉPENSES
Le système comptable d'une entreprise peut ne pas enregistrer toutes les preuves de dépenses. Les reçus, les folios et les factures peuvent ne pas être correctement enregistrés et documentés. Cela entraînera des données inexactes pour les rapports de dépenses trimestriels et de fin d'année, diminuant l'intégrité financière de l'entreprise.
La comptabilité des T&E peut être comme garder des chats. Pour commencer à résoudre ce problème, les entreprises doivent définir les politiques de ce qu'elles suivront et comment. Par exemple, certaines entreprises exigent des voyageurs qu'ils déclarent toutes les dépenses, mais n'exigent pas de reçus pour tout ce qui est inférieur à 25 $. D'autres entreprises exigent des reçus pour toutes les dépenses, aussi minimes soient-elles.
3. MAUVAISE CATÉGORISATION DES DÉPENSES
Un autre problème avec les rapports de dépenses corrects est de savoir comment catégoriser les dépenses. Où se situe un dîner client ? Divertissement ou repas ? Classez-vous le stationnement comme une dépense de conduite s'il s'agit d'une voiture de location ?
Les employés de la comptabilité et des finances devraient déterminer/définir chaque type de dépense de voyage d'affaires. Ensuite, les données historiques peuvent être examinées et mesurées par rapport aux plans actuels et futurs de chaque employé qui sera envoyé en voyage. Cela aidera à prévoir de manière réaliste les futurs budgets financiers.
3. MANQUE DE PLEINE COOPÉRATION DES EMPLOYÉS
Le remboursement des employés doit être rapide et satisfaisant pour l'entreprise et l'employé. Le temps nécessaire pour approuver ou refuser le remboursement d'un employé peut affecter la relation de l'employé avec l'entreprise. Cela peut entraîner des achats normalement refusés si les règles sont trop souples, ou l'employé peut démissionner et trouver un autre emploi si les règles sont trop strictes et inflexibles. Les entreprises doivent travailler dur pour gagner et maintenir la confiance des employés en étant raisonnables dans leurs attentes et leurs paiements, mais aussi justes et fermes dans leurs règles.
4. MAUVAIS SUIVI DES DÉPENSES
Que devrait utiliser une entreprise pour suivre et gérer les informations de dépenses ?
Demander aux employés de tenir leurs propres feuilles de calcul ne fonctionnera probablement pas comme un système continu de gestion des données. Une entreprise devrait investir dans un système de suivi des dépenses capable de s'adapter au type de logiciel métier utilisé par l'entreprise, tout en restant accessible et utilisable par le voyageur d'affaires moyen. Une autre option consiste à utiliser une application mobile capable d'importer et de synchroniser correctement les données du voyageur.
Il existe des applications de bureau et mobiles idéales à ces fins. Vous pouvez saisir les dépenses, prendre des photos des reçus, puis exporter les rapports ou même les importer dans le logiciel de comptabilité afin que les services financiers puissent faire ce qui doit être fait.
Déterminer le retour sur investissement des voyages d'affaires est une question beaucoup plus vaste. Quelles ventes ont résulté de quel voyage ? Ce voyage de renforcement des relations a-t-il entraîné plus ou moins de ventes annuelles chez ce client ? Quel était le coût de la non-participation à un salon professionnel particulier ?
Bien que ces questions puissent être difficiles à répondre, vous n'aurez aucun espoir de les déterminer si vous ne maîtrisez pas les problèmes fondamentaux de gestion et de suivi. Une fois que vous les maîtrisez, vous pouvez commencer à déterminer comment vous allez répondre aux questions plus importantes.
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Crédit photo : ChrisDag (Flickr, Creative Commons 2.0)