La COVID-19 a obligé de nombreuses entreprises à réévaluer la façon dont elles mènent leurs activités commerciales publiques au niveau national et international. Des petites villes aux pays entiers, l'atmosphère sociale a changé la façon dont nous interagissons. En même temps, elle a perturbé les projets de voyages d'affaires tout au long de l'année et en 2021.
Bien que les voyages d'affaires aient considérablement ralenti, certains voyageurs d'affaires montent encore dans des avions presque vides et dorment dans des hôtels en grande partie vides pour organiser des réunions d'affaires à l'ancienne : en personne.
Craig Fichtelberg, rédacteur pour Business Travel News, a déclaré que « l'objectif devrait être de maximiser la productivité du programme de voyage. Pour y parvenir, vous devez augmenter le rendement (valeur commerciale) en pourcentage de l'apport (coûts de voyage). »
Il a ajouté qu'étant donné le ralentissement actuel des voyages d'affaires, le moment était venu de réfléchir à la manière de rendre les voyages d'affaires beaucoup plus efficaces. Il ne s'agit pas seulement de « rendre vos voyages d'affaires plus efficaces », mais de rendre les voyages d'affaires de votre entreprise dans leur ensemble beaucoup plus rentables et efficaces.
Pour commencer, vous devez examiner le seul atout précieux dont dispose votre entreprise si vous voulez créer des voyages d'affaires efficaces : le temps
Les responsables des voyages et des dépenses (T&E) savent que les dépenses doivent être contrôlées efficacement. Cependant, ils doivent également savoir que le temps est un atout qui doit être utilisé plus efficacement pour atteindre l'objectif global de productivité. Ils peuvent aider à réécrire les politiques et les philosophies de voyage d'affaires de leurs employeurs et à redéfinir la façon dont les entreprises gèrent les voyages d'affaires.
Alors, comment les voyageurs d'affaires peuvent-ils utiliser le temps de leur entreprise plus efficacement ?
VOYEZ CE QUI FONCTIONNE, ÉCARTEZ CE QUI NE FONCTIONNE PAS
Les voyages d'affaires peuvent avoir une faible participation en ce moment, mais les entreprises continuent d'envoyer leurs employés sur les routes. Et avec beaucoup moins d'activités dans les cercles d'affaires, c'est le bon moment pour commencer à examiner les voyages passés et voir quels résultats commerciaux ont découlé des voyages réels. Y a-t-il eu des ventes ? Cela a-t-il généré des prospects ? Ce salon professionnel a-t-il mené à de nouvelles affaires, ou a-t-il coûté plus qu'il n'a rapporté ?
Espérons que vous avez déjà suivi les voyages passés, mais c'est le moment de commencer à intégrer de nouveaux clients à vos efforts de génération de prospects et de voyages d'affaires. Essayez de montrer comment chaque prospect et chaque vente est lié à un voyage d'affaires ou à un salon professionnel passé. Peut-être pouvez-vous trouver les voyages et les salons professionnels qui génèrent le plus d'argent et éliminer ceux qui n'en génèrent pas.
Cela peut aider les futurs voyages à générer un retour sur investissement plus élevé et vous aider à déterminer s'il s'agit de réunions en personne ou de vidéoconférences, et si certains salons professionnels et conférences valent la dépense.
Vos voyageurs d'affaires doivent répondre à ces questions pour eux-mêmes et pour vous lors de leurs prochains voyages :
- Ai-je établi une meilleure connexion avec l'autre partie qui ne serait pas évidente en vidéoconférence ?
- Puis-je me voir faire des affaires à cet endroit à l'avenir ?
- Étais-je plus cohérent dans cet environnement plutôt qu'au bureau à domicile ?
- Suis-je satisfait du voyage dans l'ensemble ? Comment sera-t-il utile à l'entreprise ?
Pour que les voyages d'affaires soient réussis, dit Fichtelberg, vos voyageurs doivent se sentir valorisés.
Les voyageurs doivent être traités comme des personnes et non comme des postes budgétaires sur un rapport de dépenses. Y a-t-il vraiment un besoin de prendre un vol de nuit pour rencontrer un client le lendemain matin ? Si vous voulez qu'ils travaillent pendant le vol, payez plus cher pour qu'ils aient de la place pour travailler. S'ils doivent se rendre à l'aéroport des heures avant leur vol pour le contrôle, faites-les attendre dans un salon de compagnie aérienne. Et si des perturbations surviennent pendant qu'ils sont en déplacement, assurez-vous qu'ils ont accès à une assistance 24h/24 et 7j/7. Offrir aux voyageurs le confort d'un certain répit et d'un soutien réduira leur stress et maximisera leurs performances en voyage.
Chaque voyageur a certaines habitudes qui affectent son efficacité au travail. Les vols tôt le matin ne conviennent pas à un voyageur qui est un oiseau de nuit. Planifier des réunions avec des fruits de mer comme plat principal peut ne pas convenir à votre voyageur allergique aux crustacés.
Laisser vos voyageurs avoir leur mot à dire dans l'organisation de leurs voyages ne les aidera pas seulement à se sentir valorisés et importants, mais cela les aidera également à trouver les options qui leur conviennent et leur fonctionnalité idéale. Et si vous craignez qu'un employé ne fasse pas ce qu'il est censé faire, c'est pourquoi vous mesurez tous vos voyages maintenant. Vous pourrez repérer rapidement les voyageurs inefficaces.
PASSER À UN ABONNEMENT MENSUEL
Les voyages d'affaires sont toujours coûteux, mais ils n'ont pas besoin d'être extravagants. Il existe des moyens d'économiser de l'argent sans avoir l'impression d'en avoir gaspillé beaucoup dans le processus.
Par exemple, il existe des programmes de voyage qui permettent aux entreprises d'avoir des abonnements plutôt que d'acheter un certain nombre d'articles multiples qui fluctuent et perturbent votre budget de voyage chaque mois. Des billets d'avion aux séjours à l'hôtel en passant par les frais de transport, les dépenses peuvent s'accumuler si elles ne sont pas correctement contrôlées et réglementées. Un plan d'abonnement mensuel, tel qu'un salon d'aéroport, un service de covoiturage ou même des points d'accès Wi-Fi, peut vous aider à économiser de l'argent sur les fournisseurs de voyages fréquemment utilisés.
BILLETS NON UTILISÉS
Parce que la pandémie a forcé les entreprises à annuler des voyages, les billets non utilisés s'accumulent. Étant donné que les compagnies aériennes ne remboursent généralement pas les billets, votre entreprise pourrait gaspiller de l'argent avec ces billets non utilisés.
Assurez-vous qu'ils sont utilisés pour des voyages à venir ou demandez des bons de voyage aux compagnies aériennes afin de ne pas avoir à acheter de billets l'année prochaine lorsque les gens sont censés reprendre leurs voyages. Cela vous aidera à récupérer une partie de vos fonds qui ont été bloqués dans l'incertitude des remboursements.
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